Problem:

Małe serwisy hulajnóg i rowerów elektrycznych tracą czas na powtarzalne zadania: ręczne wpisywanie danych klientów, wysyłanie wycen, przypominanie o statusach i wystawianie dokumentów.

Przy rosnącej liczbie zleceń ten chaos operacyjny odbija się na jakości obsługi i czasie reakcji.

Rozwiązanie:

Kompletny system zarządzania zleceniami serwisowymi w n8n z AI wycenianiem, dwukierunkową komunikacją SMS przez Twilio i automatycznym śledzeniem statusów w Airtable.

Jak działa:

Przyjęcie zlecenia - klient wypełnia formularz Google Forms z opisem usterki i modelem hulajnogi. System waliduje zgłoszenie przez AI (wykrywa spam i nieprawidłowe dane) i zapisuje zlecenie w Airtable ze statusem "Nowe".

AI wycena - agent AI analizuje opis usterki, odpytuje bazę historycznych napraw w Airtable i przeszukuje internet pod kątem aktualnych cen części. Generuje wycenę z diagnozą i przewidywanym czasem naprawy.

Human-in-the-Loop - wycena trafia do właściciela serwisu na Telegram. Właściciel zatwierdza lub koryguje kwotę przed wysyłką do klienta.

Komunikacja z klientem - po zatwierdzeniu klient otrzymuje SMS z wyceną i linkiem do akceptacji. Kliknięcie linku automatycznie zmienia status zlecenia w Airtable i wysyła potwierdzenie SMS.

Śledzenie statusów - każda zmiana statusu (Nowe → Wycenione → Zaakceptowane → W naprawie → Naprawione → Wysłane) wyzwala automatyczny SMS do klienta z odpowiednią treścią. Właściciel zmienia statusy w Airtable, system obsługuje całą komunikację.

Zamknięcie zlecenia - po wysyłce klient otrzymuje SMS z numerem śledzenia. System wysyła email z fakturą z Google Drive i prośbą o opinię.

Wyniki (szacunkowe, przy 25 zleceniach miesięcznie):

Czas obsługi zlecenia: z ~20 minut do ~3 minut zatwierdzenia.

Oszczędność: ~100 godzin rocznie.

Wartość przy stawce 50 zł/h: ~5 000 zł zaoszczędzonej pracy rocznie.

Dodatkowa wartość: zero przeoczonych zleceń, profesjonalna komunikacja z każdym klientem.

Stack: n8n · Airtable · Twilio SMS · Google Forms · Google Drive · OpenAI · Telegram Bot